Mensalidades - Faturamento
Não diga ao RODAR GESTÃO – RODAR GESTÃO o que ele precisa fazer para você, e sim o deixe mostrar o que você tem a fazer!
O RODAR GESTÃO oferece a partir de agora a facilidade do usuário em não ter que lembrar o que faturar. É isso mesmo! O RODAR GESTÃO lembra o usuário do que ele tem a faturar!
Através de rotinas de inteligência (IA) o RODAR GESTÃO pode entender o que você tem a faturar e criar o lote de mensalidade mais facilmente. Com pequenas intervenções, o usuário será lembrado através de informações em tela dos veículos que estiverem na linha de geração de mensalidades, dos veículos já faturados e dos veículos que não podem mais ser faturados pois estão com retiradas lançadas e muitas outras situações!.
Exemplificamos 2 clientes com suas datas de referência do faturamento nos dias 15 e 20 respectivamente. Tomemos 2
clientes:
VENCIMENTO
FATURAMENTO
CLIENTE
OBSERVAÇÕES
(Boletos) (Referência)
Possui:
DISTRIBUIDORA BRASIL
Mensalidades (Contrato) + Serviços (OS)
Possui:
TRANSPORTES DAMASCENO
Mensalidades (Contrato)
Para entendermos o processo, cada cliente possui um dia de referência em que determinará o dia inicial em que se iniciará a busca por parte do RODAR GESTÃO dos valores contratados, serviços e despesas dentro desse período. É a sua data de fatura !
Afinal de contas, qual o período?
Primeiramente, informa-se no cadastro de clientes um dia de referência para o seu dia do faturamento. Caso não seja informado, o 1ºdiaserá utilizado, ou seja, mês cheio.
Faturamento
cliente
DISTRIBUIDORA BRASIL
20 Setembro 2019 a 19 Outubro 2019
TRANSPORTES DAMASCENO
10 Setembro 2019 a 09 Outubro 2019
Para o mês seguinte, o mês inicial será “Outubro” e o mês final será “Novembro”. Simples, prático e eficiente. O cliente DISTRIBUIDORA BRASIL, terá seus contratos verificados e aqueles veículos que estiverem com sua data de instalação apta a ser processada no período e seus serviços correspondentes gravados no lote de mensalidade.
O cliente TRANSPORTES DAMASCENO, sofrerá a mesma regra de procedimento.
Porque o dia 19 e não dia 20 ?
Porque o dia que estiver sendo realizado o faturamento, não deve entrar porque como o dia ainda não terminou, pode ser que ainda possua serviços sendo realizados. Pensando nisso, os dias serão 20 até 19 (20 menos 1).
Para o mês seguinte o dia 20 de Outubro que não entrou nesse faturamento de Outubro, será inserido no faturamento de Novembro, fechando assim o ciclo de faturamento mensal.
ANTECIPAÇÃO DO FATURAMENTO
Caso o cliente TRANSPORTES BRASIL sofresse uma antecipação de seu faturamento que normalmente deveria ser no dia 20, porém por motivos outros teve sua antecipação para o dia 17, o período não sofreria quaisquer modificações, mantendo-se entre os dias 20 de Setembro e 19 de Outubro.
O RODAR GESTÃO, pensando nisso, fará uma varredura inteligente de 60 dias retroativos em relação à data do faturamento na empresa. Assim os serviços abertos que por ventura não estiverem dentro do faturamento do mês atual, serão resgatados (lembrados) para o próximo faturamento.
Resumindo:
Dentro de uma linha do tempo, imaginemos que no mês de Outubro temos uma parte do mês de Setembro que ficou fora do faturamento do mês de Setembro e abarcará parte do mês de Outubro.
COR
SIGNIFICADO
Disponível para faturamento no período
Veículo já faturado no período
Indisponível para faturamento no período
CLIENTES
Premissas:
Clientes deverão possuir no cadastro de Clientes/Fornecedor a opção como “(C)LIENTE”.
Clientes não podem ser PROSPECT e devem estar ATIVOS.
Por default ele buscará apenas clientes com veículos a serem faturados, podendo através dos filtros visualizarem os demais.
Iniciando o processo, todos os clientes que possuírem contratos e que esses contratos possuam veículos com data de instalação, datam de retirada, serão listados nessa tela para a seleção seguida da aprovação para o lote de mensalidade.
Na medida em que os clientes forem sendo faturados, a lista ficará cada vez menor mostrando os clientes que ainda faltam a faturar. Quando se fatura, uma data do faturamento (data ultima fatura) é marcada em cada veículo demonstrando assim que o mesmo foi faturado nesse dia ou nessa data.
Com isso, aqueles veículos que não possuírem a data da ultima fatura ou que cuja data da última fatura for MENOR que a data do faturamento será novamente mostrada no próximo faturamento.
Note que as informações de valores NÂO APARECEM nesse procedimento, estando restritos apenas às informações em caráter de identificar os veículos e clientes aptos ao faturamento do período.
O intuito desse procedimento é:
Trabalhar com os cadastros básicos saneados, como Clientes, Contratos, Veículos.
Alterações de valores, datas, e demais requisitos para o faturamento deverão ser realizados previamente.
Quaisquer informações sobre valores serão visualizados no lote de mensalidade que será gerado após esses procedimentos.
Nos lotes de mensalidades, poderão ser realizadas ultimas adequações antes de prosseguir com o faturamento
1ª ABA - CLIENTES
Selecionam-se os clientes que serão processados para o faturamento do mês.
2ª. ABA - CONTRATOS
Verificam-se os Contratos com sua data de início e fim (caso houver). Totalização de veículos no contrato (Ativos/Faturar/Instalar/Retirado)
3ª. ABA - VEÍCULOS
Verificam-se os veículos que devem ser incluídos no faturamento. Por default, todos estão marcados exceto os que ainda não estejam com a data de instalação ou retirada.
4ª. ABA – OS
Consultam-se as Ordens de bem como a quantidade de Reembolsos (despesas).
5ª. ABA - VALORES
Consultam-se os valores que serão faturados para cada cliente.
LOTE DE MENSALIDADE
Ao SALVAR, tudo será transferido para o lote de mensalidade aguardando alguma correção.
FATURAMENTO
Emitem-se (geram-se) os títulos financeiros e seus respectivos boletos.
Emitem-se os recibos
Emitem-se as Notas Fiscais (deve acessar a tela de
os e-mails aos clientes com suas respectivas Notas
Fiscais, Títulos Financeiros (Boletos), recibos e Faturas.
CONTRATOS
Premissas:
Trará todos os Clientes marcados na aba anterior “CLIENTES”
Os contratos que contiverem veículos a serem faturados no período estarão sinalizados em AZUL e estarão marcados.
Os contratos que contiverem veículos sem data de instalação estarão sinalizados em VERMELHO e desmarcados
Os contratos que estiverem gerenciados por Carnês estarão sinalizados com AMARELO
Os contratos que possuírem todos os veículos faturados no período estarão sinalizados em VERDE
Os contratos que possuírem o faturamento realizado no período estarão sem cores.
Nessa aba, temos as informações referentes aos veículos dentro de seus respectivos contratos. Aqui você poderá
Premissas:
Trarão todos os veículos vinculados ao contrato selecionado na aba anterior “CONTRATOS”
Veículos já retirados (fora do período) serão sinalizados com a cor CINZA
Veículos cujo contrato esteja regido por carnês serão sinalizados com a cor AMARELO.
Veículos a faturar no período estarão marcados em AZUL e poderão ser marcados ou desmarcados
Veículos já faturados no período estarão marcados em VERDE.
Veículos não instalados e sem data de retirada estarão marcados na cor VERMELHA
NOTA:
Reparem que se o período do veículo for maior que 2 (dois) meses de faturamento estará destacado em cor vermelha.
Para trazer a data da ultima fatura para os dias atuais, proceda como na ilustração: Selecione a data do ultimo dia do mês anterior ao faturamento e selecione o botão “Atualizar ultima fatura”.
A diferença entre os 2 botões:
“Aplicar” Quando não existe nenhuma data da ultima fatura (veículos novos por exemplo).
“Atualizar ultimafatura” Quando já existem datas da ultima fatura, porém estão defazadas.
OS
Premissas:
Ordens de Serviço que estarem canceladas estarão sinalizadas na cor CINZA
Ordens de Serviço do tipo Visita Frustrada, estarão sinalizadas em AMARELO e poderão ser marcadas.
Ordens de Serviço com data de Fechamento dentro dos últimos 60 dias estarão sinalizadas com a cor AZUL.
Ordens de Serviço com data de Fechamento anterior à 60 dias estarão sinalizadas com a cor VERMELHA
Ordens de Serviço que serão finalizadas (futuramente) estarão com a cor VERDE
VALORES
Premissas:
Os cálculos serão realizados conforme clientes marcados nas TABs anteriores
Nesta fase há 2 opções em que a opção “CALCULAR” e “GERAR” possuem funcionalidades distintas.
A opção CALCULAR dispara um cálculo dos valores a serem faturados conforme as informações anteriores.
A opção GERAR fará uma gravação dessas informações no Lote de Mensalidade Os cálculos serão realizados e mostrados na tela de valores. Todo esse cálculo com somatória de adesão, retiradas, mensalidades, serviços, reembolsos, pró-rata e descontos serão reunidos nesse super cálculo.
Após pressionar o botão “GERAR”, os lançamentos serão armazenados no Lote de Mensalidade assim como eram armazenados nas versões anteriores. Os valores NÂO PODERÂO SER MODIFICADOS, cabendo apenas excluir o cliente do Lote de Mensalidades e refazer o processo novamente, porém apenas adicionando esse cliente em particular e refazer os procedimentos.
Regras para o cálculo dos valores:
Valores únicos das adesões de veículos:
A
ADESÃO
Somatória dos valores das Adesões
Instalados no mês (NÃO INCIDE DESCONTOS)
Valores das mensalidades de veículos instalados:
(Valor Mensalidade / dias do mês)
B
MENSALIDADE
Antes do Mês de retirada e após o mês de instalação
X
Dentro do mês (pró-rata)
dias pró-rata
Valores dos alugueis definidos no contrato:
(Valor aluguel / dias do mês)
C
ALUGUEL
Antes do Mês de retirada e após o mês de instalação
X
Dentro do mês (pró-rata)
Dias pró-rata
Valores dos serviços:
E
SERVIÇOS
Somatória dos serviços realizados para o veículo
Executados no mês
Valores dos reembolsos:
Somatória dos reembolsos das respectivas
F
REEMBOLSO
Executados no mês
Ordens de Serviço
Valores da retirada do veículo:
Valor da retirada do veículo
D
RETIRADA
Dentro do mês
(NÃO INCIDE PRÓ-RATA)
Valor Mensalidade =
Calculados em valor ou em percentual sobre valores
(Mensalidade x % Desc Política descontos)
DESCONTO
das mensalidades de veículos instalados:
G1
-ou-
MENSALIDADE
Antes do Mês de retirada e após o mês de instalação
(Mensalidade – Valor Política descontos)
Dentro do mês (pró-rata)
Calculados em valor ou em percentual sobre valores
Aluguel =
DESCONTO
de alugueis definidos no contrato:
(Aluguel x % Desconto Política descontos)
G2
ALUGUEL
Antes do Mês de retirada e após o mês de instalação
-ou-
Dentro do mês (pró-rata)
(Aluguel – Valor Política descontos)
O cálculo da Nota Fiscal será:
Valor da Nota Fiscal:
ADESÃO +MENSALIDADE +
ADESÕES, INSTALAÇÕES, RETIRADAS e
H
NOTA FISCAL
SERVIÇOS +RETIRADA -
SERVIÇOS
DESCONTO MENSALIDADE
O cálculo do Recibo será de:
Valor Recibo:
I
RECIBO
ALUGUEL - DESCONTO ALUGUEL
ALUGUÉIS
Todo processo parte primeiramente do contrato existente entre o cliente e sua empresa.
Devem estar cadastrados no sistema, Clientes, Veículos, Rastreadores, Chips e as demais informações básicas.
Com o contrato formalizado, obtêm-se:
Data Instalação
Serviços
Veículos e seus equipamentos para rastrear.
PRÓ-RATA:
Caso, devido ao vencimento, não se obtenha “mês cheio”, será ativado o calculo pró-rata, ou seja, cobrança proporcional aos dias de utilização válidos.
As mensalidades poderão ser modificadas, pois elas apenas foram gradas (um espelho do faturamento).
A partir daí, dar-se-á prosseguimento à etapa financeira com a emissão de títulos financeiros (Boletos) e Notas Fiscais (Faturamento).
Nota importante:
No cadastro de cliente, na aba “FATURAMENTO”, ativar a opção “Gerar nota fiscal automaticamente”.
A emissão de Notas Fiscais de Serviço é automatizada mediante essa opção. Elas são geradas automaticamente como status
Digitada/Não emitida. Após marcá-las e transmiti-las é iniciado o processo de validação junto ao Portal da Prefeitura da sua cidade.
Para emissão “manual” das NFSe, procede-se como em qualquer novo cadastro, com a opção do botão NOVO sendo selecionada.
A nota poderá ser preenchida com as informações do cliente, tipo de tributação (dentro ou fora do município), descrição do serviço e valores.
Após isso, salva-se o registro e pode enviar para validação. Uma vez validada, é possível baixar sua DANFE.
