Gerenciar as Ordens de Serviço
Uma Ordem de Serviço (OS) constitui um documento através do qual uma formalização do trabalho que é ou será prestado a um cliente específico será ou foi realizado. Ao manter uma demanda de necessidade, e quando o negócio é fechado entre o administrador ou um funcionário e a pessoa atendida, uma OS é emitida (aberta) para que exista uma comunicação interna indispensável sobre um trabalho que precisa ser realizado.
Através das indicações contidas em uma OS, designam-se informações necessárias tanto sobre o que será feito, a data e local da realização, informação sobre o cliente para identificação, dados do veículo e o serviço realizado no mesmo além de outras informações pertinentes à OS.
Assim, o documento acaba servindo como uma “autorização“ para o início do serviço, além de ser um importante documento para futuros suportes.
No RODAR GESTÃO, as rotinas da Ordem de Serviço são executadas na área:
A sequência para a utilização da Ordem de Serviço:
“SERVIÇOS” Para cadastramento dos TIPOS DE SERVIÇOS A SEREM PRESTADOS: (Instalação, Manutenção, Retirada e demais opções necessárias).
“ORDEM DE SERVIÇO” Criação e iniciação das Ordens de Serviços “FECHAMENTO ORDEM DE SERVIÇO” Assim que terminar os serviços realizados, o fechamento da OS é inicializado.
“RELATÓRIO DE INSTALAÇÕES E RETIRADAS” Mostra através de um gráfico ilustrando essas informações por período.
“HISTÓRICO OS” Consultar as OS emitidas, realizadas, atrasadas.
SERVIÇOS
TELA SERVIÇOS
Seguindo com a premissa de melhorias, simplicidade e facilidades no trato com as informações ao usuário, a REKTA segue com melhorias constantes.
Uma delas está na tela de serviços que antes atendia as Ordens de Serviço para os técnicos, depois veio a atender aos serviços prestados para cobrança aos clientes e finalmente com uma atuação na composição desses serviços.
Essa composição veio a atender solicitações sobre diversas maneiras de criar serviços aos clientes mediante criação de Pacotes diversos, personalização para determinados segmentos dentre outras necessidades.
Com essa nova mentalidade, os serviços prestados não estão “engessados” e podem ser criados inúmeros tipos de composição para atender a diversas situações.
Pensando nisso, surgiu a necessidade de separar o que é Serviço em si da Composição de Serviços. Como anteriormente estavam todos reunidos em uma só tela, hoje se visualizam com mais clareza essa distinção.
Nesse caso, apenas o serviço será cadastrado. Na necessidade de haver um pacote de serviços com composição, bastaria adicionar os serviços na área “Composição” com seus devidos valores mínimo e máximo.
Para saber mais sobre como construir e gerenciar a composição dos serviços em detalhesconsulte o tópico CONTRATO DETALHADO.
ORDEM DE SERVIÇO
Módulo responsável por uma visão resumida das Ordens de Serviço e suas respectivas situações. Basta clicar no botão “selecionar” de casa opção para listar as Ordens de Serviços correspondentes.
Existem 2 fatores que determinam o estado da Ordem de Serviço: SITUAÇÃO e DATAS/HORAS
REGRAS DE AGENDAMENTO
AGENDADA
EMITIDA
FUTURAS
ATRASADAS
PENDENTES
AGUARDANDO
EM ANÁLISE
DO DIA
CLIENTES
Quando o técnico
DATA
Horário não
finaliza a sua Ordem de
DATA
Horário
DATA
Horário
<
interessa
Data não
Serviço,
interessa
=
não
não
DATA DO
(n/a)
automaticamente é
Horário
DATA
interessa
DATA DO
interessa
DIA
modificada para EM
Data não
não
DO
(n/a)
DIA
(n/a)
ANÁLISE.
interessa
interessa
DIA
A empresa fará a
(n/a)
DATA
Horário
Horário não
verificação e fará a
=
<
interessa
finalização da Ordem
(n/a)
DATA DO
Hora atual
de Serviço após
DIA
eventuais correções.
(Situação AGENDADA)
DO DIA
São Ordens de Serviços
que estão agendadas para serem executadas no dia (HOJE).
Independe da hora.
Vale para o dia todo.
executadas D+1 em diante.
(Situação AGENDADA)
ATRASADAS
São 2 situações
possíveis:
Data agendamento
menor que a data corrente dia.
Data agendamento
- é a mesma da data do dia, porém a hora do agendamento e menor que a hora corrente.
(SITUAÇÃO EMITIDA)
PENDENTES
Se a situação for
EMITIDA, todas as
Ordens de Serviço, independentemente de sua data ou hora serão listadas aqui!
(SITUAÇÃO
AGUARDANDO CLIENTE
AGUARDANDO
CLIENTE)
Significa que mesmo
tendo agendado ou tendo todas as condições de atender o cliente, o mesmo ainda não se decidiu. Portanto quando houver alguma necessidade de aguardar resposta do cliente, selecione essa situação.
EM ANÁLISE
EM ANÁLISE
Quando o técnico finaliza a sua Ordem de Serviço, automaticamente é modificada para EM
ANÁLISE.
Dentro das ordens de serviços que estiverem PENDENTES e sem movimentação em seu histórico, ou seja, as que estiverem no estado de recém-criadas assumirão o status “NOVA”.
Após e somente após haver um lançamento de histórico de agendamento para essa Ordem de Serviço ela estará com os demais Status dependendo da situação (EMITIDA, AGENDADA,
CANCELADA).
O quadro a seguir mostra algumas Ordens de Serviço abertas e sem históricosa seguir.
FECHAMENTO ORDEM DE SERVIÇO
Informe a Data de Conclusão do serviço 2.
Informe:
Concluída: Executada NormalmenteVisita frustrada: Não conseguiu realizar o trabalho Cancelada: Houve um cancelamento prévio 3.
Informe, caso exista, o número de série do rastreador retirado. Em caso de não existir o equipamento deixe esse campo em branco.
Caso seja uma substituição ou uma nova instalação, informe o número de série do rastreador 5.
Informe o local de instalação. Exemplo: Atrás do volante, embaixo do banco do motorista, atrás do painel, etc.
Informe uma conclusão. Exemplo: Equipamento testado, Sensores testados, etc.
Informe a distância de deslocamento em KM. Essa distância corresponde ao radial, ou seja, informando 50km na verdade serão 100km calculados.
Informe ovalor do Deslocamento. Esse valor será multiplicado pelo KM deslocado 9.
Informe o valor dos gastos com pedágios se houver. Esse valor será adicionado aos gastos de deslocamento.
HISTÓRICO OS
Adicionando as Ordens de Serviços, automaticamente, um histórico é gerado. Com isso, é possível utilizando filtros, selecionar ou buscar as Ordens de Serviços. Nesta lista obtêm-se a maioria das informações resumidas em uma única área da tela.
A alteração da Ordem de Serviço poderá ser realizada nesse ponto, com exceção das Ordens de Serviço com Status “Finalizado”.
Quando um usuário estiver identificado no RODAR GESTÃO WEB como “TÉCNICO”, regras serão aplicadas:
Apenas poderá visualizar as Ordens de Serviço sob sua responsabilidade.
A coluna valor não estará disponível para visualização.
NOTA: O filtro FILIAL, caso a Ordem de Serviço a contiver, será aplicado conforme a FILIAL baseada NO CLIENTE.
Na lista de consultas irá aparecer a FILIAL da Ordem de Serviço.
Exemplo: Cliente possui a FILIAL NORTE. A OS possui FILIAL OESTE.
Somente serão filtradas pela FILIAL NORTE (do cliente).
RELATÓRIO INSTALAÇÕES E RETIRADAS
Com um gráfico mostrando o número de instalações, Retiradas e Manutenções as Instalações. As opções de período estão mostradas na imagem a seguir. Selecionando o período poderemos ter uma visão gráfica dessas atividades realizadas.
IMPRIMIR INSTALAÇÕES
Opção para relatório das instalações, conforme o período selecionado. Nesse relatório serão mostrados os veículos com as respectivas datas de instalação.
IMPRIMIR RETIRADAS
Opção para relatório das retiradas, conforme o período selecionado. Nesse relatório serão mostrados os veículos com as respectivas datas de retiradas dos equipamentos.
IMPRIMIR MANUTENÇÕES
Opção para relatório das manutenções mensais, conforme o período selecionado. Nesse relatório serão mostrados os veículos com as respectivas datas das manutenções conforme os contratos mantidos com os clientes. Nesse exemplo o relatório é anual, separados por mês.
